Hinzufügen und Verwalten von Benutzern

In diesem Kapitel werden wir den Prozess des Hinzufügens und Verwaltens von Benutzern innerhalb von aqua beschreiben.

Um in die Benutzerverwaltung zu gelangen, wählen Sie bitte im Menü den entsprechenden Abschnitt 'Benutzerverwaltung' aus.

Benutzer hinzufügen

Um einen neuen Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Benutzer hinzufügen“.

Sobald sich die Seite für neue Benutzer öffnet, geben Sie die folgenden erforderlichen Informationen ein:

Telefon

• Vorname

• Nachname

• Benutzername

• E-Mail

Optionale Angaben:

• Stelle

• Telefon

Bitte beachten Sie, dass bei Benutzernamen bestimmte Sonderzeichen, die üblicherweise auf Standardtastaturen zu finden sind, nicht zugelassen sind. Zu diesen eingeschränkten Zeichen gehören: @, ", /, =, ?, [, ], , +, *, :, ;, >, < und |.

Nachdem Sie alle erforderlichen Angaben gemacht haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer erstellen in der oberen rechten Ecke, um das neue Profil zu speichern.

Sobald der Benutzer erstellt wurde, müssen Sie ihm eine Lizenz zuweisen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Lizenz hinzufügen“ und wählen Sie die Lizenz aus, die Sie dem Benutzer zuweisen möchten.

Bitte beachten Sie, dass Benutzer ohne eine zugewiesene Lizenz keinen Zugang zu aqua haben.

Wenn die zugewiesene Lizenz eines Nutzers abläuft, wird der Nutzer automatisch deaktiviert. Sobald die Lizenzen erneuert werden, wird der Benutzer bei der nächsten Anmeldung automatisch reaktiviert und ihm eine verfügbare Lizenz des entsprechenden Typs zugewiesen (sofern genügend Lizenzen verfügbar sind). Andernfalls können Sie dem Benutzer manuell eine Lizenz zuweisen.

Wählen Sie dann das Projekt, das Sie den Benutzern zuweisen möchten, indem Sie auf die Schaltfläche „Projekt zuweisen“ klicken.

Wenn das Pop-up-Fenster erscheint, wählen Sie ein oder mehrere Projekte aus, wählen die entsprechende Rolle und klicken dann auf die Schaltfläche Zuweisen.

Sie können so viele Projekte wie nötig auswählen; es kann jedoch nur eine Rolle gewählt werden, die dann auf alle ausgewählten Projekte angewendet wird.

Sie können später eine andere Rolle für ein Projekt oder einen bestimmten Ordner ändern oder auswählen, indem Sie sie direkt in der Liste der zugewiesenen Projekte aktualisieren.

Außerdem können Sie einem Benutzer die Rolle des Serveradministrators zuweisen, indem Sie auf den entsprechenden Schalter im Benutzerprofil klicken.

Hierbei handelt es sich um eine privilegierte Rolle in aqua, die über die normalen Benutzerrollen hinaus zusätzliche Berechtigungen bietet. Im Einzelnen kann der Server-Administrator:

• kann Benutzer verwalten und anderen Benutzern die Rolle des Serveradministrators zuweisen,

• hat Zugriff auf ALLE Projekte

• kann alle Projekte innerhalb des Systems zuordnen bzw. die Zuordnung aufheben

• kann Rollen und Berechtigungen erstellen, bearbeiten oder löschen

• kann das globale Aktivitätsprotokoll einsehen,

• kann Integrationen ändern,

• KI-Funktionen aktivieren oder deaktivieren (nur Public und Private Cloud)

Bitte weisen Sie diese Rolle nur denjenigen Benutzern zu, die diese zusätzlichen Berechtigungen benötigen.

Benutzerkonto bearbeiten

Um ein Benutzerkonto zu bearbeiten, wählen Sie den Benutzer im Raster aus und klicken Sie dann auf das Vorschausymbol und anschließend auf Profil bearbeiten oder klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie die entsprechende Option.

Passwort zurücksetzen

Mit der Option „Passwort zurücksetzen“ können Sie eine E-Mail mit einem neuen Passwort an einen Benutzer senden, der sein Passwort vergessen hat. Um die E-Mail auszulösen, wählen Sie das 3-Punkte-Symbol und drücken Sie dann auf „Passwort zurücksetzen“.

Benutzer deaktivieren

Mit Benutzer deaktivieren können Sie einem ausgewählten Benutzer den Zugang entziehen, sodass er sich nicht mehr bei aqua anmelden kann. Sie können den Benutzer jederzeit wieder aktivieren.

Sie können den Benutzer entweder über das Raster deaktivieren, indem Sie den Toggler ausschalten, oder über das Benutzerprofil.

Um mehrere Benutzer zu deaktivieren, wählen Sie sie aus dem Raster aus, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren, und klicken Sie dann auf das Drei-Punkte-Menü oben im Raster und wählen Sie Deaktivieren. Sie können dieselben Schritte ausführen, um mehrere Benutzer auf einmal zu aktivieren.

Benutzer löschen

Um einen Benutzer zu löschen, wählen Sie ihn im Raster aus und wählen Sie die entsprechende Option aus dem Drei-Punkte-Menü oder löschen Sie direkt aus dem Benutzerprofil.

Um mehrere Benutzer zu löschen, wählen Sie sie im Raster aus, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen markieren, dann auf das Drei-Punkte-Menü klicken und die Option Löschen oben im Raster auswählen.

Bitte beachten Sie, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann. Alle von diesen Benutzern erstellten Anfragen bleiben erhalten, zeigen jedoch anstelle des Benutzernamens N/A an.

Die Benutzerinformationen werden auch aus allen Feldern in allen Elementen entfernt, in denen sie gespeichert waren (z. B. Erstellt von, Zugewiesen an, Getestet von usw.), in Übereinstimmung mit der Datenschutzverordnung.